4 Passos Para Ganhar Tempo

Não apenas nesse cenário de incertezas, mas também na rotina normal, o que se espera das pessoas é produtividade e proatividade. Para isso, as 24 horas diárias parecem ser insuficientes e a impressão que fica é a de que não estamos dando conta de todas as demandas que nos são impostas. Além do mais, sobra pouco tempo para o lazer ou para aprender assuntos do nosso interesse.

Autora: Iviny Andrade


Na pandemia, a situação torna-se um pouco mais desconfortável: a falta de uma rotina bem definida e um ritmo desacelerado faz com que seja necessário sair da zona de conforto cada vez mais para adequar-se ao passo das corporações, que fomenta continuamente a reinvenção e inovação para tentar contornar a crise. Como resultado, tem-se indivíduos mais ansiosos e estressados, pois não apenas precisam lidar com as inseguranças advindas da pandemia, mas também precisam se forçar a trabalhar e produzir num ritmo que não é o seu.

Portanto, trouxemos passos simples e fáceis, que podem ser seguidos por qualquer pessoa, que possua qualquer ritmo, pois são facilmente adaptáveis e são básicas e fundamentais para dar passos futuros mais complexos:

1. Visualizar


Não é suficiente imaginar o que deve ser feito, como algo abstrato, mas sim visualizar claramente o que deve ser feito. Assim, será mais fácil promover um clima orientado à ação. Portanto, é essencial parar, pensar e anotar o que deve ser feito, da maneira como as suas obrigações e responsabilidades vêm à cabeça, sem alterações.

Pode parecer estranho externalizar tudo o que pensa, mas é fundamental para que você perceba que a atividade que vai realizar não é tão difícil quanto parece, ou que toma menos tempo do que você imagina. Para esse passo, utilize o seu celular ou notebook, você irá poupar tempo na execução.

2. Dividir


Mesmo com as atividades visualizadas, pode ser que você ainda tenha a impressão de que é difícil e longa. Então, para uma única atividade a ser feita podem haver várias etapas. Inicialmente, pode soar engraçado e até desnecessário ou sem sentido, mas isso pode te ajudar expressivamente, sobretudo porque você passa a ver meios para concretizar a ação, além de se imaginar realmente realizando esta ação.

Um exemplo bastante palpável é: preciso fazer café. Uma atividade cotidiana e simples, é fácil imaginar-se fazendo, mas vamos dividí-la para que se tenha uma ideia de como funciona o passo:

Primeiro: pegar café, açúcar, xícara, coador, suporte e uma colher no armário;

Segundo: colocar X mL (ou L) de água na panela;

Terceiro: acender a boca a ser utilizada no fogão;

Quarto: colocar panela com água sobre a boca acesa;

Quinto: colocar o coador no suporte;

Sexto: colocar o suporte sobre a xícara;

Sétimo: colocar Y colheres de sopa de café no coador sobre a xícara;

Oitavo: despejar a água fervendo no coador;

Nono: colocar Z colheres de açúcar na xícara e mexer.

Note que há muitos passos bastante óbvios e que parecem desnecessário de se explicitar. Mas é assim que se deve fazer mesmo! Dessa forma, é possível de fato preparar-se para a atividade que será realizada. Tendo em vista que, muitas vezes, o processo será um pouco mais difícil do que simplesmente preparar café.

3. Alocar


Visualizar e dividir são passos que já podem nos ajudar bastante e facilitar o processo de produtividade. Entretanto, ainda são um pouco abstratos, uma vez que não se tem prazos bem definidos para a realização das tarefas.

O que ocorre é: sabemos mais ou menos quais são as atividades que devem ser priorizadas, mas é muito fácil se equivocar e dar atenção àquelas que possuem prazos maiores enquanto posterga as que devem ser entregues em um prazo menor. Isso ocorre justamente pela falta de planejamento.

Logo, é muito importante que ao visualizar o que deve ser feito, os prazos finais sejam postos ao lado das suas respectivas atividades, de maneira destacada. Dessa maneira, você poderá estabelecer prazos internos, seus, que se adequem à sua disponibilidade, para cada atividade dividida. Dessa maneira, não há apertos nas entregas.

4. Aplicar


É fácil falar. Por isso, há metodologias e aplicativos bastante úteis para que você consiga de fato aplicar os passos anteriores. Se tratando de metodologias, a Matriz Eisenhower e o Método Ivy Lee são incríveis para quem está apenas iniciando nesse caminho.

Na Matriz Eisenhower, as atividades devem ser divididas em 4 tópicos: 1. Importante e urgente; 2. Importante e não urgente; 3. Não importante e urgente; 4. Não importante e não urgente. A partir desse método, você poderá priorizar as atividades corretamente. Para uma atividade de prioridade 1¸ você deve realizá-la o mais rápido possível. Para a prioridade 2, o passo da alocação é fundamental, enquanto no caso da 3 você pode se pensar: há quem possa fazer isso por mim? E, então, delegar.


Fonte: Vaipe


O que se indica para atividades de prioridade 4 é a exclusão total. Mas a vida acontece. Portanto, a tentativa de aplicar métodos e gerir o seu tempo vão para além de dar um boom na sua produtividade, elas existem também para te permitir ter momentos de lazer para desanuviar.

O Método Ivy Lee é uma espécie de aplicação da Matriz Eisenhower: diariamente, separe 6 atividades que devem ser feitas no dia seguinte. Elas devem ser organizadas de acordo com a sua prioridade, levando em conta a Matriz Eisenhower. No fim do dia, faça um ‘check’ e confirme se todas as atividades foram realizadas. Elas devem ser feitas na ordem, pois não foram aleatoriamente posicionadas, a ordem está diretamente relacionada à prioridade. Então, apenas passe para o segundo item quando o primeiro for concluído.

É importante que não se tenha 100% de atividades de nível 1, mas sim uma combinação dos níveis 1 e 2. O que não for feito, deve ser alocado para o dia seguinte. Com o tempo, será possível planejar semanas e até meses. Com a consistência, é possível desenvolver cada vez mais uma gestão de tempo mais eficiente.

E aí? Gostou dessa dica de desenvolvimento pessoal? Compartilhe com quem pode se beneficiar!

Para a sua empresa, nós da Prisma possuímos serviços que utilizam diretamente outras metodologias muito consagradas de otimização e gestão de tempo. Acha que podemos te ajudar? Entre em contato!

Referências:

Trello;

Medium;

Lílian Soares – Procrastinação: Guia científico sobre como parar de procrastinar (definitivamente).

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